Você já tem a ideia, o nome da empresa e até os primeiros clientes. Falta “só” abrir o CNPJ. No meio do processo, eis que surge uma lista de códigos que parece um detalhe, mas não é: o CNAE (vamos explicar mais abaixo) que você escolher pode definir o regime tributário da sua empresa, quanto ela vai pagar de imposto e quais licenças serão exigidas para ela funcionar.
Na hora de emitir a primeira nota fiscal, outras listas de números entram em cena: código de tributação, NBS… E não dá para sair marcando opções aleatoriamente. Selecionar o código errado pode fazer sua tributação aumentar ou até mesmo causar problemas com a Receita Federal.
Por isso, antes de tudo, é preciso entender para que serve cada um e como eles se conectam. “O ponto de partida é descrever com precisão o que a empresa vai fazer na prática, e não o que parece mais vantajoso no papel”, afirma Charles Gularte, sócio-diretor da Contabilizei.
Qual é o melhor CNAE para minha empresa?
O CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) identifica a atividade econômica da empresa e consta no cadastro do CNPJ.
A escolha deve refletir o que seu negócio realmente vende ou que serviços presta, mas também precisa considerar o faturamento esperado, o regime tributário, o endereço e até seus planos de expansão.
Esse código é a porta de entrada para uma cadeia de consequências jurídicas, diz Marco Antonio Allegro, do escritório Allegro & Souto Costa Advogados (ASC Law). A classificação é utilizada pelos órgãos públicos para definir exigências cadastrais, tributárias e de licenciamento.
Na prática, isso significa que não basta escolher um código que pareça combinar com o nome do negócio.
É preciso verificar se a descrição corresponde à atividade real e se ela pode ser exercida no endereço onde ela está localizada.
Dependendo do caso, podem ser necessárias licenças sanitárias, vistorias do Corpo de Bombeiros ou registros em conselhos profissionais.
O faturamento esperado também entra na conta. Segundo Gularte, a atividade que vai gerar a maior parte da receita deve ser cadastrada como principal. Mas se a empresa já planeja oferecer outros serviços no futuro, vale avaliar desde o início quais atividades secundárias serão necessárias.
Vale a pena cadastrar vários CNAEs?
Uma empresa pode ter um CNAE principal e outros secundários, desde que eles correspondam a atividades que exerce ou pretende exercer.
Uma padaria que também revende bebidas, por exemplo, precisa cadastrar as duas atividades. O mesmo vale para uma agência que também oferece cursos.
Mas incluir códigos por precaução não é sempre uma vantagem.
“Cada CNAE pode trazer exigências próprias de licenciamento”, alerta Gularte.
Além disso, o simples fato de um código que não é permitido no Simples Nacional estar atrelado ao CNPJ pode impedir a empresa de entrar ou permanecer regime, mesmo que ela nunca exerça de fato aquela atividade.
A escolha do CNAE afeta os impostos?
Se sua intenção for enquadrar sua nova empresa no Simples, a escolha do CNAE é muito importante. Primeiro, porque, embora a maior parte das atividades seja permitidas nesse regime, algumas são proibidas.
É o caso de financeiras, cartórios, fabricantes de cigarro ou transporte rodoviário. A lista completa está no Anexo VI da resolução que regulamenta o Simples, que você pode conferir aqui.
Mas, fora isso, há mais uma razão: o CNAE determina em qual tabela de alíquotas de imposto sua empresa vai entrar – são os famosos “Anexos” do Simples.
Em linhas gerais, o comércio é tributado pelo Anexo I, com alíquotas que variam de 4% (para faturamentos abaixo de R$ 180 mil por ano) até 19% (para empresas com receita acima de R$ 3,6 milhões). Já a indústria entra no Anexo II, com alíquotas de 4,5% a 30% sobre a receita.
Mas é especialmente nas empresas de serviço que a relevância do CNAE aparece, pois elas podem ser enquadradas em três anexos distintos. E a diferença de alíquotas entre eles é grande. No Anexo IV, por exemplo, a taxa mais baixa é de 4,5%, enquanto no Anexo V é de 15,5%.
E tem mais: algumas atividades enquadradas no Anexo V (o mais caro) podem ser tributadas pelo Anexo III (o mais barato).
É uma pequena lista de empresas sujeitas ao chamado “Fator R”, que mede quanto a empresa gasta com folha de pagamento em relação ao seu faturamento. Se esse gasto ultrapassa 28% da receita, a alíquota de imposto diminui.
Mas isso só vale para as atividades listadas no artigo 25 da resolução do Simples, a mesma que já mencionamos antes nessa reportagem. Tá vendo como é importante escolher direitinho o CNAE?
A escolha dos CNAEs de um novo negócio tem mais uma implicação tributária: quando a empresa exerce atividades tributadas por anexos diferentes do Simples, precisa separar as receitas para que cada uma seja tributada de acordo com suas próprias regras.
Por isso, antes de incluir um CNAE secundário, além de verificar se a atividade é permitida no Simples, também é preciso analisar que exigências adicionais ela traz e como será controlada a receita correspondente.
CNAE, NBS, código de tributação: qual é a diferença?
Pois bem, digamos que você finalmente abriu seu novo negócio – vamos focar em uma empresa de serviços por enquanto.
Escolheu os CNAEs certos, entendeu em que anexo do Simples estará enquadrado e vai emitir sua primeira nota.
As dúvidas logo aparecem: qual item escolher da imensa lista disponível em campos como “código de tributação” e “NBS”?
Embora estejam relacionados ao CNAE, esses códigos cumprem funções distintas. Segundo Gularte, cada um responde a uma pergunta:
- O CNAE, como já vimos, diz o que a empresa faz. Ele identifica a atividade econômica cadastrada no CNPJ;
- A NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços) indica qual serviço específico foi prestado naquela operação descrita na nota fiscal emitida por uma empresa de serviços (NFS-e);
- O código de tributação diz como o serviço é tributado para o recolhimento de ISS (Imposto Sobre Serviços). Também é na NFS-e que ele aparece.
O CNAE é definido no cadastro da empresa, enquanto o código de tributação e a NBS são selecionados conforme o serviço de cada nota fiscal. Eles não são automaticamente equivalentes: um mesmo código de tributação pode corresponder a diferentes classificações NBS.
Imagine uma empresa de tecnologia que ofereça diversos tipos de serviços. Ela pode ter desenvolvimento de software como atividade principal e consultoria como atividade secundária.
Ao emitir uma nota, deverá identificar qual serviço prestou naquela operação e selecionar os códigos correspondentes, sem confundir essa escolha com o CNAE cadastrado.
Como saber se os códigos são os corretos?
Você sempre pode pedir a ajuda do seu contador para definir que códigos deve usar ao emitir notas fiscais de serviço. Mas também pode checar essa informação por conta própria.
O primeiro passo é comparar três informações: a atividade registrada no CNPJ, o serviço descrito no contrato com o cliente e o que consta na nota fiscal. Os três precisam ser coerentes entre si.
Gularte recomenda consultar a tabela da Concla/IBGE para conferir a descrição do CNAE – você pode acessá-la aqui. Há um campo de busca em que é possível digital o nome (ou parte do nome) de uma atividade.
Quando aparecerem os resultados, é só clicar naquele que corresponde ao seu CNAE para ler o detalhamento. Haverá indicações inclusive das atividades que não são cobertas pelo código.
Para saber o número do código de tributação, você deve acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica – aqui. Você vai encontrar uma lista de códigos, cada um com uma descrição de serviços. Faça uma busca para encontrar aqueles que se aproximam da descrição do seu CNAE.
Por fim, é preciso consultar o NBS correspondente a essa atividade. O Portal da Nota Fiscal Eletrônica disponibiliza uma tabela de correlação entre código de tributação e NBS, que você pode acessar aqui. Baixe a planilha e abra a aba “tabela geral”.
Na primeira coluna você vai encontrar a mesma lista de códigos que achou no passo anterior. Para cada um deles, há uma lista possíveis NBS na terceira coluna (na quarta, está a descrição de cada um).
Também é importante verificar se há regras específicas do município onde fica sua empresae as condições do regime tributário.
A revisão periódica de uma amostra das notas emitidas ajuda a identificar divergências antes que elas se acumulem.
O que acontece se eu errar o código?
Você pode ter problemas maiores do que apenas corrigir uma nota fiscal. Uma classificação inadequada pode levar ao pagamento de impostos a mais (ou a menos), comprometer o enquadramento tributário e deixar a empresa sem alguma licença exigida para exercer determinada atividade.
Se o negócio passar a oferecer um novo serviço ou mudar seu modelo de atuação, o cadastro deve acompanhar essa mudança. “O ideal é atualizar antes de emitir a primeira nota da nova atividade”, recomenda Gularte.
A escolha dos códigos, portanto, não deve ser tratada como uma decisão feita apenas na abertura do CNPJ. Ela precisa acompanhar a evolução do negócio, para que as atividades cadastradas, a tributação e os documentos fiscais permaneçam coerentes com o que a empresa realmente faz.
Na dúvida, vale conversar com um contador antes de abrir o CNPJ ou de incluir uma nova atividade: custa bem menos do que corrigir o erro depois.
